1. CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE / LIBERATORIA INFORMATA
Università delle Persone, via Giovanni Papini, 18 – 40128 Bologna, email: info@universitadellepersone.it
Partecipazione agli eventi formativi online con registrazione
Modalità di svolgimento:
Gli eventi formativi si svolgono online tramite piattaforme di videoconferenza e sono integralmente registrati (immagini, voce, nome, interventi e chat, ecc.).
Finalità della registrazione:
Le registrazioni sono finalizzate a documentare, valorizzare e rendere fruibili gli eventi formativi all’interno dell’area riservata ai soci, anche al fine di consentire l’accesso ai contenuti pure a chi non abbia potuto partecipare in diretta. Una sintesi scritta delle registrazioni prodotta in automatico dalla piattaforma di videoconferenza utilizzata sarà poi messa a disposizione di tutti i partecipanti, al fine di garantirne la successiva fruizione.
Accettazione delle condizioni:
La partecipazione all’evento implica l’accettazione delle modalità di registrazione sopra indicate.
Chi non intende essere ripreso o registrato non potrà partecipare all’evento formativo, poiché tali attività costituiscono parte integrante e inscindibile dell’offerta formativa proposta.
Utilizzo delle registrazioni:
Le registrazioni potranno essere utilizzate esclusivamente per scopi formativi interni all’Associazione e non saranno diffuse pubblicamente senza ulteriore base giuridica o consenso specifico.
Diritti e tutela dei dati:
I dati saranno trattati nel rispetto del GDPR secondo quanto riportato nell’informativa privacy riportata di seguito, al punto 2.
2. INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Università delle Persone, con sede legale in via Giovanni Papini, 18 – 40128 Bologna, email: info@universitadellepersone.it.
2. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali (inclusi nome, cognome, immagine, voce, interventi e domande) sono trattati per le seguenti finalità:
Finalità
Base giuridica
a) Gestione e svolgimento degli eventi formativi online, anche tramite piattaforme di videoconferenza, messa a disposizione dei contenuti nell’area riservata del sito per i soci. Messa a disposizione di sintesi scritte degli eventi per tutti i partecipanti agli eventi formativi.
Esecuzione del rapporto associativo e contrattuale (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
b) Adempimenti amministrativi e contabili connessi alla gestione degli eventi formativi.
Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).
3. Modalità del trattamento
Il trattamento avverrà con strumenti digitali e telematici, tramite piattaforme di videoconferenza e gestione documentale. Le sessioni formative potranno essere registrate integralmente (audio, video e chat testuali) al fine di essere messe a disposizione esclusivamente nell’area riservata del sito accessibile ai soli soci.
L’Associazione, nell’ambito degli eventi formativi e associativi online svolti tramite la piattaforma Zoom, può utilizzare funzionalità di intelligenza artificiale (AI) messe a disposizione dal fornitore del servizio, come ad esempio la trascrizione automatica, la generazione di sintesi o riassunti dei contenuti trattati durante le sessioni.
Tali strumenti vengono impiegati esclusivamente per finalità organizzative e didattiche interne, al fine di:
· agevolare la redazione di verbali e materiali di sintesi;
· migliorare la qualità e la fruibilità dei contenuti formativi;
· supportare i docenti e i discenti nella consultazione delle attività svolte.
I dati personali (voce, testo, immagine, chat) sono trattati tramite algoritmi automatizzati, senza che ne derivi un processo decisionale individuale automatizzato ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
L’Associazione assicura che:
· l’elaborazione avviene nel rispetto delle condizioni contrattuali di Zoom e delle relative clausole sul trattamento dei dati;
· le informazioni generate dall’AI non sono diffuse pubblicamente;
· non viene effettuato addestramento o miglioramento dei modelli di AI su dati personali dei partecipanti, se non espressamente autorizzato o previsto dai termini di servizio del fornitore.
Per maggiori informazioni sulle funzionalità AI di Zoom e sulle relative garanzie, è possibile consultare la Zoom Privacy Statement e la Zoom AI Companion Data Notice, disponibili sul sito ufficiale di Zoom.
I Testi generati con le modalità di cui sopra vengono conservati per un massimo di due mesi al fine di essere messi a disposizione dei soci e inviati a tutti i partecipanti al corso.
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati è necessario per la partecipazione all’evento formativo.
Chi non intenda comparire o essere registrato non potrà prendere parte all’attività, poiché la registrazione costituisce parte integrante e inscindibile della metodologia formativa adottata.
5. Dati personali trattati
Nel contesto della partecipazione agli eventi formativi, possono essere raccolti e trattati i seguenti dati:
· Dati identificativi (nome, cognome);
· Dati di contatto (email, numero di telefono se fornito);
· Dati di partecipazione (presenze, interventi, domande);
· Dati tecnici (indirizzo IP, orari di accesso, dispositivo utilizzato);
· Dati audio/video (voce, immagine, contributi in chat durante l’evento formativo).
6. Registrazione delle sessioni formative
Gli eventi formativi vengono registrati tramite la piattaforma Zoom. Le registrazioni possono includere:
· la voce, l’immagine e il nome del partecipante;
· contributi scritti nella chat della piattaforma.
I partecipanti saranno informati all’inizio di ogni sessione registrata.
7. Accesso alle registrazioni
Le registrazioni sono archiviate sulla piattaforma Vimeo.com e sono accessibili esclusivamente ai soci tramite area riservata del sito web dell’Associazione.
La piattaforma utilizzata non consente di effettuare il download dei video registrati.
Il periodo di conservazione delle registrazioni è fissato in 5 anni, poiché le registrazioni costituiscono una fase necessaria del ciclo di vita del progetto formativo e associativo, anche nell’ottica di assicurare tracciabilità, continuità e valoreValore Al singolare valore è connesso con il benessere, lo sviluppo, la formazione e la soggettività. Valore è l’entità che caratterizza la tendenza umana verso un proprio specifico benessere: il valore è la bellezza, la proiezione al futuro del desiderio. Questa connotazione è prevalentemente futura ed estetica, di bellezza, di condivisione. Al plurale invece prevale la dimensione passata ed etica, i valori hanno una connotazione di normativa ed il valore base è la bontà. I valori infatti sono connessi con le norme di comportamento, con la decisione di non ripetere più in futuro gli errori commessi in passato. I valori sono connessi con le norme, le strutture e le oggettività. educativo nel tempo agli eventi svolti. Una volta trascorso il termine indicato, le registrazioni saranno cancellate o rese anonime.
8. Destinatari dei dati
I dati personali raccolti potranno essere trattati esclusivamente da:
· personale interno dell’Associazione, nonché il direttivo;
· enti pubblici o privati per adempimenti di legge (es. compagnie assicurative, enti fiscali);
· soci, nei limiti previsti dallo statuto per la partecipazione alla vita associativa;
· partecipanti iscritti all’evento formativo;
· piattaforme deputate all’erogazione del servizio di videoconferenza (Zoom);
· piattaforme dedicate per l’hosting e la distribuzione privata dei video registrati (Vimeo.com);
· esclusivamente in riferimento ai soli dati di fatturazione, studi di consulenza fiscale o liberi professionisti per l’effettuazione degli adempimenti fiscali/amministrativi previsti dalle normative vigenti, comprese le comunicazioni verso gli enti della P.A. competenti (Agenzia delle Entrate, ecc.);
· società che offrono servizi di compilazione, invio, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche;
· studi di consulenza legale in caso di contenzioso;
· software house, società e professionisti che prestano servizi informatici e servizi di assistenza informatica;
· istituti di credito per la gestione di incassi e pagamenti;
· email e cloud provider per la gestione delle comunicazioni e dell’archiviazione elettronica dei dati;
In relazione ai dati identificativi (nome, cognome, contatti email, ecc.), questi potranno essere comunicati a enti partner che hanno contribuito (in alcuni casi, anche finanziariamente) all’organizzazione dei corsi in qualità di collaboratori tecnico/organizzativi.
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è consultabile presso la sede, o anche tramite contatto telefonico o via email.
9. Trasferimento di dati verso Paesi extra-SEE
La gestione e la conservazione dei suoi dati personali avverranno presso la sede del Titolare del trattamento e su server e macchine ubicate in Italia o all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). L’eventuale trasferimento dei dati extra-SEE, avverrà in conformità alle disposizioni di legge, verso paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato, che abbiano adottato le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea, o che abbiano sottoscritto appositi accordi bilaterali inerenti al trasferimento dei dati al di fuori dell’UE (es.: Data Privacy Framework U.S.A. – U.E.). Anche se le piattaforme utilizzate per l’effettuazione degli eventi formativi risiedono nel territorio statunitense, il Titolare del trattamento garantisce l’applicazione da parte delle stesse dei più alti standard di sicurezza in ordine al trattamento dei dati loro affidati. Zoom e Vimeo.com dichiarano inoltre di aderire al Data Privacy Framework U.S.A. – U.E.
10. Diritti dell’interessato
In qualità di interessato, è possibile esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:
· ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e a tutte le informazioni previste dall’art. 15 del GDPR;
· ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento lei ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
· ottenere la cancellazione dei dati personali che la riguardano senza ingiustificato ritardo;
· esercitare il diritto all’oblio (In questa ipotesi l’art. 17 paragrafo 2 impone al titolare non solo di cancellare i dati – sempre ovviamente che ritenga la richiesta legittima per quanto lo riguarda – ma anche, “tenuto conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione”, di adottare “misure ragionevoli, anche tecniche” per informare della richiesta che gli è pervenuta anche gli altri eventuali titolari che stanno utilizzando i dati a lui resi pubblici);
· ottenere la limitazione del trattamento quando ricorra una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR;
· ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano forniti al Titolare del trattamento, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha inoltre il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un Titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile;
· opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che la riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR. In questo caso il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
· qualora il trattamento abbia come base legale il consenso, revocare quest’ultimo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
· non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. Questo diritto non si applica nei casi disciplinati dall’art. 22, paragrafo 2 del GDPR;
· esercitare il diritto di reclamo all’Autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11 – 00187 Roma (RM).
È possibile esercitare i propri diritti tramite lettera raccomandata A/R all’indirizzo: Università delle Persone, via Giovanni Papini, 18 – 40128 – Bologna o tramite email all’indirizzo: info@universitadellepersone.it